Desain Database Sistem Manajemen SDM Berbasis Kompetensi
Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan aset strategis dalam organisasi. Untuk mengelola SDM secara efektif dan efisien, organisasi memerlukan sistem informasi yang andal dan terintegrasi. Salah satu pendekatan modern dalam manajemen SDM adalah pendekatan berbasis kompetensi, yang fokus pada pengelolaan dan pengembangan SDM berdasarkan standar kompetensi individu, jabatan, dan organisasi.
Agar sistem ini dapat berjalan optimal, desain database yang baik menjadi fondasi penting. Database harus mampu menyimpan, mengelola, dan menghubungkan data terkait pegawai, kompetensi, pelatihan, penilaian kinerja, dan rencana pengembangan dengan struktur relasional yang efisien dan mudah diakses.
1. Konsep Sistem Manajemen SDM Berbasis Kompetensi
Sistem Manajemen SDM Berbasis Kompetensi merupakan sistem yang mengelola seluruh siklus SDM berdasarkan kecocokan antara kompetensi individu dan kompetensi yang dibutuhkan oleh jabatan. Kompetensi dapat mencakup:
- Kompetensi inti (core competencies): umum untuk seluruh organisasi (misal: integritas, kerja tim).
- Kompetensi teknis (technical competencies): sesuai bidang atau jabatan (misal: akuntansi, programming).
- Kompetensi manajerial (managerial competencies): untuk jabatan struktural (misal: kepemimpinan, pengambilan keputusan).
Sistem ini mendukung proses:
- Rekrutmen
- Penempatan
- Pelatihan dan pengembangan
- Penilaian kinerja
- Promosi dan suksesi jabatan
Semua ini membutuhkan database relasional yang terstruktur.
2. Tujuan Desain Database
Tujuan utama dari desain database sistem ini meliputi:
- Mengintegrasikan data SDM dari berbagai fungsi (HR, pelatihan, kinerja, jabatan).
- Menyediakan data kompetensi setiap individu secara real-time.
- Mendukung analisis kesenjangan kompetensi (competency gap).
- Menyediakan data historis pelatihan, evaluasi, dan pengembangan karyawan.
3. Komponen Utama Database
a. Data Pegawai (Employee Table)
Berisi data utama identitas dan posisi pegawai.
| Field | Tipe Data | Keterangan |
|---|---|---|
employee_id |
INT (PK) | ID unik pegawai |
name |
VARCHAR | Nama lengkap |
position_id |
INT (FK) | ID jabatan |
department_id |
INT (FK) | Unit kerja |
hire_date |
DATE | Tanggal bergabung |
status |
ENUM | Aktif, Tidak aktif |
b. Data Jabatan (Position Table)
| Field | Tipe Data | Keterangan |
|---|---|---|
position_id |
INT (PK) | ID jabatan |
position_name |
VARCHAR | Nama jabatan |
level |
VARCHAR | Level (Junior, Senior, Manager) |
unit_id |
INT (FK) | Kode unit kerja |
description |
TEXT | Deskripsi tugas jabatan |
c. Unit Organisasi (Unit Table)
| Field | Tipe Data | Keterangan |
|---|---|---|
unit_id |
INT (PK) | ID unit kerja |
unit_name |
VARCHAR | Nama departemen atau divisi |
parent_unit_id |
INT | ID unit induk (jika ada) |
d. Daftar Kompetensi (Competency Table)
| Field | Tipe Data | Keterangan |
|---|---|---|
competency_id |
INT (PK) | ID kompetensi |
name |
VARCHAR | Nama kompetensi |
type |
ENUM | Core, Technical, Managerial |
description |
TEXT | Deskripsi kompetensi |
e. Kompetensi Jabatan (Job Competency Requirement Table)
Menghubungkan jabatan dengan daftar kompetensi yang dibutuhkan.
| Field | Tipe Data | Keterangan |
|---|---|---|
id |
INT (PK) | ID unik |
position_id |
INT (FK) | Jabatan |
competency_id |
INT (FK) | Kompetensi |
required_level |
INT | Skala 1–5 |
f. Kompetensi Pegawai (Employee Competency Table)
Menunjukkan tingkat kompetensi yang dimiliki pegawai berdasarkan hasil asesmen.
| Field | Tipe Data | Keterangan |
|---|---|---|
id |
INT (PK) | ID unik |
employee_id |
INT (FK) | ID pegawai |
competency_id |
INT (FK) | Kompetensi |
actual_level |
INT | Level saat ini |
assessment_date |
DATE | Tanggal asesmen terakhir |
g. Data Pelatihan (Training Table)
| Field | Tipe Data | Keterangan |
|---|---|---|
training_id |
INT (PK) | ID pelatihan |
training_name |
VARCHAR | Nama pelatihan |
description |
TEXT | Ringkasan materi |
competency_id |
INT (FK) | Kompetensi yang dikembangkan |
provider |
VARCHAR | Penyelenggara |
h. Riwayat Pelatihan Pegawai (Employee Training History)
| Field | Tipe Data | Keterangan |
|---|---|---|
id |
INT (PK) | ID unik |
employee_id |
INT (FK) | Pegawai yang mengikuti pelatihan |
training_id |
INT (FK) | Pelatihan yang diikuti |
date_completed |
DATE | Tanggal selesai |
score |
DECIMAL | Nilai/hasil pelatihan |
i. Penilaian Kinerja (Performance Evaluation)
| Field | Tipe Data | Keterangan |
|---|---|---|
evaluation_id |
INT (PK) | ID evaluasi |
employee_id |
INT (FK) | ID pegawai |
year |
INT | Tahun evaluasi |
score |
DECIMAL | Nilai akhir |
evaluator_id |
INT (FK) | Penilai |
notes |
TEXT | Catatan evaluasi |
4. Relasi Antar Tabel (ERD Sederhana)
Diagram ERD mencerminkan relasi antar entitas utama:
- Employee terkait ke Position, Unit, Employee_Competency, Employee_Training_History, dan Performance_Evaluation
- Position terkait ke Job_Competency_Requirement
- Competency terkait ke jabatan dan pegawai
- Training terkait ke kompetensi dan pegawai
Desain ini memungkinkan sistem untuk:
- Menilai kesenjangan kompetensi (gap analysis)
- Merancang rencana pelatihan individual
- Menyusun talent pool untuk suksesi
- Mengkaitkan pelatihan dan performa dengan pengembangan karir
5. Contoh Penggunaan Sistem
Misalnya, seorang pegawai bernama Dita berada di jabatan “Analis Data Junior”. Jabatan tersebut membutuhkan kompetensi:
- Analisis Data (level 4)
- Bahasa Pemrograman (level 3)
- Kerja Sama Tim (level 4)
Setelah asesmen, Dita menunjukkan:
- Analisis Data (level 3)
- Bahasa Pemrograman (level 2)
- Kerja Sama Tim (level 5)
Gap kompetensi akan muncul pada dua kompetensi pertama. Sistem merekomendasikan pelatihan seperti “Pelatihan Data Analytics Lanjutan” dan “Pelatihan Python Dasar”. Sistem juga dapat menautkan hasil pelatihan dan peningkatan kompetensi dalam laporan kinerja tahun berikutnya.
6. Implementasi Teknologi
Sistem database ini dapat diimplementasikan menggunakan:
- DBMS: MySQL, PostgreSQL, SQL Server
- Backend API: Laravel, Express.js, Django
- Frontend: React, Angular, Vue
- Laporan & Dashboard: Power BI, Metabase, Grafana
Kesimpulan
Desain database untuk Sistem Manajemen SDM Berbasis Kompetensi harus mencerminkan kompleksitas hubungan antara pegawai, jabatan, dan kompetensi. Dengan struktur relasional yang baik, sistem ini tidak hanya menjadi alat administratif, tetapi juga alat strategis untuk mendukung pengembangan SDM, perencanaan karir, dan pencapaian tujuan organisasi.
Desain database yang efektif memungkinkan manajemen:
- Menganalisis kekuatan dan kelemahan SDM
- Merancang pelatihan yang tepat sasaran
- Meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan
Di era kompetisi digital, sistem SDM berbasis kompetensi yang didukung database yang terstruktur menjadi kebutuhan strategis setiap organisasi yang ingin berkembang secara berkelanjutan.
Jika mempunyai pertanyaan berkaitan tulisan, perancangan, pengembangan dan pelatihan sistem Web serta berkeinginan kerjasama, silahkan kontak kami melalui haitan.rachman@inosi.co.id.
